Di perusahaan kelas menengah hingga atas, manajemen pengelolaan karyawan sudah diatur dengan baik. Tidak hanya manajemen pengelolaan gaji gaji saja, tetapi absensi karyawan menjadi perhatian penting. Tidak heran bila karyawan harus mematuhi aturan bila ingin mengambil libur diluar masa cuti karena berbagai kepentingan pribadi. Bila Kamu ragu dengan penulisan surat izin tidak masuk kerja yang baik, simak format dan contoh menuliskan format surat izin berikut.
Supaya Kamu tidak melakukan kesalahan penulisan surat izin yang formal, maka pertimbangkan memakai format dalam menulis surat izin tidak masuk kerja berikut :
1. Mengikuti prosedur penulisan surat
Prosedur penulisan surat formal mencakup penulisan tanggal, subjek tujuan, salam pembuka, isi, dan penutup.
2. Pakai bahasa baku dan sopan
Pastikan tulisan dalam surat memakai bahasa baku yang sopan, singkat, padat, dan jelas, ya!
3. Sebutkan alasan ketidakhadiran
Alasan ketidakhadiran harus disampaikan dengan jelas yaitu sakit. Hal serupa bila ada alasan lain yang cukup pribadi, tetapi alasan tidak perlu dijelaskan secara detail. Bagian HRD akan memahami alasan yang Kamu berikan asal tetap masuk akal dan jujur.
4. Bukti lampiran
Lampiran pendukung untuk menjadi alasan kuat Kamu tidak masuk kerja yaitu surat keterangan sakit dari dokter atau klinik kesehatan terkait.
5. Tetap memberi alternatif
Bila Kamu tidak masuk kerja secara mendadak, maka bisa memberikan alternatif pilihan seperti tetap bisa dihubungi lewat pesan atau surel bila ada kepentingan yang tidak bisa dikerjakan oleh staf lain.
6. Contoh surat izin yang bersifat formal
Jakarta, 15 September 2022
Hal : Permohonan izin tidak masuk kerja
Lampiran : Surat keterangan sakit dari dokter
Yth. HRD PT AAA
Jalan Tanah Abang I nomor 40
Jakarta Pusat
Dengan hormat,
Saya yang bertandatangan di bawah ini:
Nama : Diana Mariana
Jabatan : Staf divisi periklanan
Alamat : Jalan Agus Salim nomor 12, Gambir, Jakarta Pusat
Dengan surat ini, saya mohon izin tidak masuk kerja pada hari Kamis, 15 September 2022 karena sakit. Saya lampirkan bukti pendukung surat keterangan sakit dari dokter.
Demikian surat ini dibuat sebenar-benarnya. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya sampaikan terima kasih.
Hormat saya
Diana Mariana
Bila ingin melampirkan alasan lain tidak bisa masuk kerja, Kamu bisa menuliskan dengan jujur. Untuk urusan pekerjaan bisa tetap dihubungi bila pekerjaanmu memang tidak bisa dialihkan, kecuali Kamu memang sakit. Contoh surat izin tidak masuk kerja di atas bisa menjadi referensi Kamu yang bingung format dan penulisan tidak masuk kerja karena sakit atau alasan lain, ya! Surat izin yang ditulis dengan baik dan beretika bisa memberi kesan profesional di mata HRD, lho!
Catatan : Contoh penulisan surat izin mirip karena format resmi, tapi isi tetap berbeda.