Di era digital seperti sekarang, Kamu bisa bekerja sebagai customer service di belakang layar alias online. Meskipun demikian, Kamu juga wajib menyiapkan diri menjadi customer service offline yang sigap melayani pelanggan yang datang ke toko atau kantor untuk pengaduan atau keluh kesah penggunaan produk atau jasa usaha. Agar Kamu bisa menjadi customer service profesional, maka simak ulasan cara menjadi customer service yang baik lebih dulu.
Menjadi customer service biasanya menetapkan lulusan minimal SMA/Sederajat yang punya skill komunikasi. Supaya Kamu bisa menjadi customer service yang andal, maka simak cara menjadi customer service yang baik berikut :
1. Tingkatkan kemampuan komunikasi
Tidak hanya kemampuan komunikasi pakai Bahasa Indonesia, tetapi Kamu harus mahir Bahasa Inggris atau bahasa asing yang relevan.
2. Tanggap pada semua telepon atau keluhan yang masuk
Keluhan atau komplain pelanggan bisa masuk lewat telepon, pesan atau surel sehingga Kamu harus mengelolanya dengan baik.
3. Memakai bahasa yang jelas dan sopan
Tanggapi keluhan pelanggan yang memiliki karakter beragam dengan bahasa yang jelas dan sopan selama pembicaraan berlangsung.
4. Memastikan Kamu menguasai produk atau jasa
Product knowledge menjadi modal penting untuk Kamu yang bekerja sebagai customer service perusahaan dalam menjawab, menjelaskan dan menangani keluhan pelanggan terkait produk atau jasa.
5. Punya sikap yang baik
Sikap yang baik seorang CS antara lain tenang, sabar dan lapang dada dalam menghadapi semua karakter pelanggan yang melakukan pengaduan.
6. Mampu menjadi pendengar yang baik
Bila Kamu ingin menjadi staf CS profesional, pastikan diri mampu menjadi pendengar bagi pelanggan, menemukan solusi dan mengarahkan pelanggan pada penyelesaian masalah dengan memuaskan.
7. Memberikan bantuan secara wajar
Jangan suka memberikan janji yang tidak sesuai ketentuan perusahaan atau terlalu muluk. Berikan bantuan sewajarnya pada pelanggan sebab tugas bagian divisi yang bertanggungjawab untuk mengatasi permasalahan terkait.
8. Memiliki tujuan dalam pekerjaan
Kamu harus paham job desk customer service dan bisa mengaplikasikan kemampuan sesuai tujuan dari pekerjaan yang memahami kebutuhan pelanggan.
9. Memiliki sikap empati yang baik
Dengarkan keluhan pelanggan, memahami keresahan, bisa memberikan respons sesuai kebutuhan, dan mampu menawarkan solusi sesuai permasalahan pelanggan tersebut.
10. Paham tugas dan tanggungjawab
Kamu memang harus memahami kebutuhan pelanggan dan memberikan solusi atas permasalahan tersebut, tetapi selalu akui kesalahan bila salah memberikan informasi yang tidak sesuai kebutuhan. CS bisa mengatakan tidak tahu bila memang pengaduan pelanggan tidak sesuai dengan prosedur atau product knowledge Kamu. Akhiri percakapan dengan bahasa yang sopan dan tawarkan bantuan lain bila informasi yang Kamu sampaikan kurang jelas bagi pelanggan, ya!
Mencoba cara menjadi customer service yang baik bisa Kamu terapkan agar bisa mencapai tujuan dalam pekerjaan ini. Kamu harus punya sikap yang senang melayani, cekatan, sabar, dan tenang dalam menghadapi karakter pelanggan yang berbeda dalam setiap percakapan.