Banyak orang bilang bahwa staff administrasi memiliki sistem kerja yang simpel dan mudah. Apalagi sebagian perusahaan memberikan lowongan kerja staff admin minimal SMA, maka orang-orang acap meremehkan pekerjaan administrasi. Padahal sistem kerja staff administrasi cukup banyak agar kegiatan di kantor berjalan lancar. Supaya Kamu lebih paham mengenai cara kerja staff administrasi, sebaiknya pahami seluk beluk pekerjaan admin lebih dulu.
Berikut cara kerja staff administrasi sehari-hari yang bisa menjadi bahan referensi Kamu yang hendak melamar posisi ini yaitu :
1. Membuat agenda kantor
Penyusunan jadwal pertemuan pimpinan yang padat atau rencana pertemuan dengan pihak klien dan agenda lain menjadi tugas penting staff administrasi.
2. Menyiapkan pertemuan dengan pihak lain
Selain membuat jadwal agenda kantor, staff administrasi juga bertugas mengurusi segala hal terkait pertemuan dengan pihak lain, misalnya meeting dengan klien, calon investor, konsultan, dan lain-lain.
3. Membuat surat keperluan kantor
Kamu juga memiliki tugas untuk membuat surat keperluan kantor, misalnya surat perjanjian kontrak, surat penugasan kerja, surat domisili, surat keterangan kerja, dan lain-lain.
4. Mengelola dokumen perusahaan
Tugas administrasi adalah mengelola dokumen perusahaan dengan baik mulai penataan lebih rapi, arsip catatan, notulen rapat, penyimpanan dokumen penting, dan surat menyurat perusahaan.
5. Melakukan entry data
Data transaksi dengan pihak investor, data konsumen, data penjualan, dan data penting lain harus di-input dan diolah dengan baik.
6. Arsip data
Tidak hanya menyimpan arsip data secara konvensional, di era digital seperti sekarang ini, staf administrasi memiliki pekerjaan untuk melakukan arsip data secara elektronik mencakup bukti fisik, surat jalan, laporan, dan lain-lain.
7. Melakukan rekap data
Data yang harus direkap harus diatur sedemikian rupa agar lebih mudah dalam pencarian saat dibutuhkan sewaktu-waktu. Tugas administrasi menyimpan data dalam bentuk sistematis dan rapi.
8. Menyiapkan perlengkapan kantor
Perlengkapan kantor seperti ATK menjadi tugas penting administrasi perkantoran agar persediaan selalu siap.
9. Persiapan akomodasi kunjungan kerja
Bila pimpinan atau staf divisi lain hendak melakukan kunjungan kerja sesuai jadwal yang sudah dibuat, maka tugas staf admin menyiapkan akomodasi kunjungan kerja mulai tiket, penginapan dan hal-hal yang berkaitan dengan kunjungan tersebut.
10. Koordinasi dengan atasan dan staf lain
Tugas admin adalah membuat agenda kantor sehingga perlu melakukan koordinasi dengan atasan dan staf lain yang berhubungan. Kesabaran, ketelitian dan kinerja yang cepat menjadi kunci sukses bekerja sebagai staff administrasi.
Cara kerja staff administrasi terlihat sangat mudah, tetapi perlu tanggung jawab besar dalam melakukannya. Waktu kerja Kamu bisa dikelola semaksimal mungkin agar pekerjaan terkait surat menyurat bisa berjalan lancar dan efektif, ya! Yuk, pertimbangkan memilih pekerjaan sebagai staff administrasi di perusahaan pilihan Kamu sekarang!