Staff administrasi menjadi salah satu profesi populer yang bisa Kamu pilih. Tidak peduli Kamu berasal dari jurusan mana atau lulusan apa, Kamu bisa berkarir sebagai seorang staff admin. Namun sebelum itu, Kamu juga perlu mengetahui tugas dan tanggung jawab staff administrasi. Berikut ini ada tugas staff administrasi yang perlu Kamu ketahui.
1. Mengelola Dokumen Perusahaan
Tugas yang pertama yaitu mengelola dokumen perusahaan. Semua jenis dokumen yang ada di perusahaan menjadi tanggung jawab Kamu untuk mengelolanya. Nantinya, Kamu juga bertugas untuk mengarsipkan dokumen-dokumen tersebut sehingga lebih tertata rapi.
2. Mengatur Jadwal Dan Akomodasi Perjalanan Kantor
Yang kedua, Kamu memiliki tugas untuk mengatur jadwal dan akomodasi untuk perjalanan para eksekutif kantor. Ketika ada perjalanan ke luar daerah, baik itu ke luar kota maupun luar negeri, Kamu bertanggung jawab untuk menyiapkan segala sesuatunya, termasuk tiket dan akomodasi lainnya.
3. Memastikan Persediaan Alat Tulis
Tugas yang ketiga yaitu memastikan persediaan alat tulis kantor. Kantor Kamu tentu memiliki alat-alat tulis yang habis pakai. Jika ada alat tulis yang habis, Kamu bertanggung jawab untuk mengadakan persediaan.
4. Mengelola Data-Data Perusahaan
Yang keempat, Kamu bertugas mengelola data-data perusahaan. Semua data-data kantor, seperti nama karyawan, jabatan, hingga nomor telepon penting adalah tugas Kamu untuk mengelolanya.
5. Membuat Dan Mengelola Surat Menyurat
Tugas lainnya dari seorang staff administrasi adalah membuat dan mengelola surat. Jika kantor membutuhkan surat keluar, maka Kamu yang akan membuatnya. Jika ada surat masuk, Kamu juga yang akan menerimanya dan menyampaikannya kepada yang bersangkutan.
6. Membuat Agenda Perusahaan
Yang keenam, Kamu memiliki tugas untuk membuat agenda atau jadwal di perusahaan. Misalnya agenda rapat, upgrading, agenda makan bersama, dan agenda-agenda penting lainnya.
7. Menjawab Panggilan Telepon
Yang ketujuh, seorang staff administrasi juga memiliki tugas untuk menerima panggilan telepon. Jika ada panggilan telepon yang masuk, Kamu yang akan pertama kali menerimanya untuk kemudian diteruskan kepada yang bersangkutan.
8. Mencatat Notulensi Rapat
Tugas staff administrasi berikutnya adalah mencatat notulensi rapat. Kamu akan ikut rapat perusahaan dan mencatat notulensi atau hasil rapat yang Kamu ikuti.
9. Menyambut Tamu Perusahaan
Tugas lainnya adalah menyambut tamu perusahaan. Jika ada kunjungan tamu dari perusahaan lain atau tamu dari manapun, Kamu yang bertanggung jawab untuk menyambut tamu tersebut. Mudah, bukan?
10. Berkoordinasi Dengan Divisi Lain
Yang terakhir, Kamu memiliki tugas untuk berkoordinasi dengan divisi lain. Hal ini terkait dengan jadwal yang akan Kamu buat untuk segala sesuatu dan juga untuk memudahkan tugas Kamu sebagai staff administrasi.
Demikian tugas staff administrasi yang perlu Kamu ketahui. Meskipun terlihat cukup mudah, Kamu harus memberikan kemampuan terbaik untuk setiap tugas dan tanggung jawab yang Kamu terima. Apakah Kamu siap?