Perusahaan skala kecil hingga besar membutuhkan staf administrasi untuk mengurus segala agenda dan kegiatan kantor. Jobdesk administrasi kadang dianggap remeh, padahal Kamu memegang peranan penting dalam membuat jadwal kegiatan perusahaan. Kalau Kamu tertarik menjadi seorang admin, sebaiknya ketahui pekerjaan seorang admin di instansi atau perusahaan lebih dulu.
Menjadi seorang admin memiliki tugas dan tanggung jawab yang tidak boleh dianggap remeh. Kamu yang ingin melamar posisi admin di kantor, sebaiknya pahami gambaran pekerjaan seorang admin sejak dini berikut :
1. Melakukan koordinasi dengan pimpinan atau kepala divisi lain
Hal ini terkait adanya informasi meeting gabungan, pelatihan atau kegiatan perusahaan penting lain.
2. Membuat agenda kantor
Bila ada rencana kegiatan setelah melakukan koordinasi dengan pihak atasan atau kepala divisi lain, tugas seorang admin adalah membuat agenda kantor yang sesuai dengan jadwal.
3. Mengerjakan korespondensi surat
Surat menyurat antar satu pihak dengan pihak lain menjadi urusan seorang admin sehingga Kamu harus menguasai cara menulis surat yang baik dan benar, ya!
4. Mengumpulkan dan menyusun laporan
Tugas admin yang penting adalah mengumpulkan dan menyusun laporan setiap meeting atau kegiatan lain.
5. Mengurus berkas
Berkas laporan atau data perusahaan menjadi pekerjaan admin yang harus disusun dan disimpan dengan rapi.
6. Mengatur arsip data
Berkas-berkas perusahaan harus Kamu simpan dengan runut dan rapi agar memudahkan pencarian saat dibutuhkan sewaktu-waktu.
7. Mengatur keuangan kantor
Biasanya perusahaan bonafit memiliki divisi keuangan sendiri, tetapi perusahaan atau kantor kecil hanya memiliki admin dan asisten saja. Tugas admin juga mengelola dan merencanakan keuangan kantor dengan baik, termasuk memberikan saran pada atasan terkait pengambilan keputusan keuangan perusahaan.
8. Memastikan persediaan ATK terpenuhi
Admin juga wajib mengecek persediaan ATK terpenuhi seperti peralatan tulis, tinta printer, kertas, dan lain-lain. Bila ada persediaan yang mulai menipis, admin harus mengelola pembelian dengan baik.
9. Mengecek perlengkapan dan peralatan kantor
Perlengkapan dan peralatan kantor yang sudah mulai rusak atau perlu perbaikan yang membutuhkan anggaran dana, maka admin wajib membuat perencanaan pembelian perlengkapan dan peralatan kantor yang baru.
10. Menyiapkan tiket dan akomodasi kunjungan kantor
Bila ada kunjungan atau agenda kantor sesuai jadwal, maka admin harus memesan tiket dan akomodasi perjalanan jauh hari. Persiapan kunjungan setiap divisi kantor harus berjalan lancar sesuai dengan rencana tanpa kendala akomodasi.
Dari berbagai pekerjaan seorang admin di atas, Kamu mungkin bisa melakoni pekerjaan lain seperti perencanaan pertemuan dengan klien, investor dan pihak lain. Kamu juga harus memasukkan data hingga manipulasi data bila ada situasi mendadak yang mewajibkan kondisi tersebut. Setiap perusahaan memiliki kebijakan terkait pekerjaan administrasi perkantoran yang berkaitan dengan pihak luar.